Kancelarija predstavlja prostor u okviru kompanije u kome pojedinci ili grupe obavljaju svoje radne zadatke. To je mesto gde se razvijaju ideje, ostvaraju kontakti i, pre svega, postižu rezultati koji vode ka uspehu.
Statistika pokazuje da više od trećine svog života čovek provede na poslu, te se opravdano kaže da je kancelarija drugi dom, a kolege druga porodica.
Kancelarija je postojala još u antičko doba
Prvobitna kancelarija u klasičnoj antici bila je deo kompleksa palate ili hrama. U njoj su pisari vodili potrebnu evidenciju, bavili se prepiskom i drugim poslovima, a služila je i za čuvanje značajnih dokumenata.
U Srednjem veku kancelarija je bila glavno mesto za sklapanje ugovora i pisanje zakona i vladinih pisama u okviru kraljevstva. Međutim, u ovom periodu nije bilo jasnog razgraničenja između privatne biblioteke i poslovnog prostora, te se kancelarijom smatralo i mesto gde su čitane knjige, pisana privatna pisma ili, pak, poezija.
Tek sa industrijskom revolucijom u 18. veku došlo je do povećanja obima posla, a samim tim i do većeg broja službenika za obradu naloga, podnošenje dokumenata i računovodstvene poslove. Zato se javila potreba za specijalizovanim kancelarijskim prostorom namenjenim isključivo za obavljenje određene aktivnosti.
Dalji razvoj doveo je do nove forme kancelarije. Naime, mašinski inženjer F. W. Taylor je razvio teoriju tzv. “Modern Efficiency Desk”. Odnosno, “otvorenog radnog prostora” gde se na jednom mestu nalazi više izdvojenih, pregradnih jedinica, sa radnim stolom i niskim policama. Takav oblik i danas primenjuju mnoge kompanije širom sveta.
Bez obzira kakve je forme, moderna kancelarija mora da ima odgovarajući kancelarijski pribor za efikasno obavljanje zadataka.
Kancelarija je najbolji odraz vašeg profesionalizma
Prvi utisak u poslovnom svetu je veoma bitan. Dovoljan je pogled sa ulaznih vrata na kancelarijski materijal i nameštaj u njoj pa da klijenti formiraju mišljenje o vašem poslovanju.
Zato, zapitajte se kakav utisak vaša kancelarija ostavlja? Da li je previše hladna i sterilna? Da li ima gomilu nepotrebnih sitnica, te podseća na dečiju sobu? I u skladu sa odgovorom izvršite korekcije.
Da bi kancelarija pružala prijatnu atmosferu za rad potrebno je da poseduje lični pečat. Pojedini detalji iz vašeg privatnog života, poput fotografije sa putovanja, zanimljive umetničke slike, omiljenog saksijskog cveća ili drage knjige, mogu da “razbiju” monotoniju klasičnog kancelarijskog nameštaja.
Nemojte da zaboravite da kancelariju “ukrasite” i diplomama, nagradama i sertifikatima koje ste prethodno uramili u elegantne ramove. Na taj način vaši klijenti imaće osećaj prijateljske dobrodošlice, a ujedno, i utisak da preko puta njih stoji izuzetan stručnjak u svom poslu.
Uredna kancelarija motiviše!
Čišćenje kancelarije se podrazumeva za dobijanje urednog prostora. Kompanije imaju osoblje zaduženo za obavljanje poslova higijene, ali određene stvari, poput brisanja prašine sa radnih površnina, trebate sami održavati svakog dana.
Takođe, uredna kancelarija obuhvata i sređeni radni sto, odložen nepotrebni potrošni kancelarijski materijal, kao i arhiviranu dokumentaciju. Ovakvom organizacijom imaćete bolju preglednost u poslu. Pa ćete i svaki zadatak efikasno i znatno brže obavljati.
Da je održavanje i čišćenje kancelarije ključno za uspeh saradnje dokazala je i najnovija studija. Prema njoj većina ispitanika je spremno da odustane od dogovora za posao ukoliko klijent ima neurednu kancelariju. Jer, po njihovom mišljenju, to ukazije na neodgovornu osobu.
Ukoliko, pak, vaša kompanija primenjuje sistem “otvorenog radnog prostora”, pored odgovarajućeg nameštaja obavezne su i table za kancelariju. Na njima svi zaposleni mogu da prate kako “teče” projekat i koji zadaci čekaju na izvršenje. Preporučljivo je da se bela magnetna tabla postavi na potpuno slobodni zid kako bi se iz svake radne jednice mogla lako uočiti.
Sav obavezni kancelarijski pribor možete pronaći u bogatom asortimanu kompanije Kairos Birooprema.
