Kako srediti kancelariju je ključno za uspešno poslovanje.
Veći deo svog dana poslovni ljudi provode u kancelarijama. Koliko će biti produktivni na poslu zavisi i od toga koliko je radno mesto uredno i funkcionalno.
Nesređeni kancelarijski materijal na radnom stolu samo vas može usporiti u izvršavanju zadataka, jer je često potrebno više vremena i napora da pronađete neki “zalutali“ dokument.
Kako srediti kancelariju – jer ona govori mnogo o vama
Organizovanje i sređivanje kancelarije nije mali zadatak. Ona je ogledalo kako vašeg poslovanja tako i karakterih osobina. Dovoljan je samo jedan pogled na enterijer i kancelarijski pribor na stolu pa da vaši saradnici, klijenti i nadređeni formiraju utisak o vama i vašem poslovanju.
Ako se pitate: “Kako srediti kancelariju?“, Kairos Birooprema vam pruža savete za organizaciju radnog prostora što u krajnoj meri utiče na ostvarenje boljih rezultata.
Kako srediti kancelariju počnite sa detaljnim planom
Za sređivanje kancelarije nije potrebno puno vremena, ukoliko ovaj posao obavljate jednom nedeljno. Ako fascikle padaju sa stola, hemijsku olovku danima ne možete da pronađete, a nepotrebni papiri se gomilaju na podu, onda je reč o ozbiljnom problemu koji zahteva plan za sređivanje.
Prvi korak jeste da odredite datum za sređivanje kancelarije i unesete ga u podsetnik. Imajte u vidu da je potrebno da izdvojite dovoljno vremena kako biste detaljno pregledali svaki detalj na stolu, u fiokama i ormanima.
Da li vam zaista treba sav nagomilani potrošni kancelarijski materijal?
Baš kao što i sam naziv kaže potrošni kancelarijski materijal ima kratak rok trajanja te je česta potreba za njegovom nabavkom. Njega čine papiri, olovke, koverte, selotejp, spajalice, toneri ili kertridži za štampanje koje zaposleni koriste svakodnevno. Veoma često može doći do neprimetnog nagomilavanja iskorišćenog materijala.
Da biste rasteretili svoj radni prostor, izbacite svaki nepotrebni papir, iskorišćenu kovertu ili hemijsku olovku koja je odavno prestala da piše.
Onaj materijal koji ćete koristiti odložite u fioke ili posebne kutije. Kairos ima u svojoj ponudi 4 fioke Fellowes crno-bela koje su idealne za ovakve sitnice, koje nemate gde da stavite.
Takođe, plan “Kako srediti kancelariju“ podrazumeva i proveru zaliha potrošnog materijala. Na taj način izbećićete zastoje u poslu koji nastaju usled nedostatka materijala. Takođe nećete imati nepotrebne troškove ukoliko niste imali uvid u stanje i naručili materijal koji već imate u dovoljnoj količini.
Arhiviranje dokumentacije je ključni korak u sređivanju
Svaki poslovni dokument mora biti arhiviran kako se ne bi izgubio. I dok pojedine možete skenirati i sačuvati u elektronskoj formi na kompjuteru, druge, štampane, morate srediti i staviti u odgovarajuće fasikle i registratore različitih boja u zavisnosti od oblasti. Na primer, zapisnike sa sastanaka stavite u plavu fasciklu ili registrator, ugovore u žutu, račune u zelenu itd.
Ukoliko je reč o dokumentaciji jednog projekta radi lakše preglednosti možete je ukoričiti. Time se oslobađate problema vezanog za stalno obeležavanje i ređanje papira u fascikle.
Aparati i materijal za koričenje koji je potreban da bi se ovaj vid arhiviranja obavio pronaći ćete po povoljnim cenama u asortimanu kompanije Kairos Birooprema.
I za kraj, nemojte da zaboravite da prilikom sređivanja koristite sredstva za održavanje kancelarije kako biste uvek imali čist i uredan radni prostor.