Arhiviranje dokumentacije je jedan od preduslova dobrog poslovanja.
Efikasan i profitabilan posao zavisi od toga koliko dobro rukovodite dokumentima, a jedan aspekt efikasnog upravljanja dokumentima je arhiviranje. Ako ste neorganizovani, ne znate adekvatno da poslujete kada je u pitanju arhiviranje dokumentacije, to može dovesti do usporavanja u svakodnevnom poslovanju, pravnim pitanjima i nezadovoljnim klijentima. Bez obzira na digitalizaciju, u poslovnom svetu, papir je nezaobilazan za svaku vrstu posla.
Arhiviranje dokumentacije i saveti
Pre svega – generalno sređivanje dokumentacije
Arhiviranje papirnih dokumenata je brže i lakše kada počnete sa čišćenjem istih.. Počnite tako što ćete se rešiti datoteka kojima je istekao zakonski rok za čuvanje. Obavezno proverite vremenske rokove zadržavanja dokumentacije, jer svaki dokument ima svoj ‘’životni vek’’. Njihovo praćenje je veoma važno, jer na taj način ćete sprečiti nepotrebno gomilanje papirologije.
Dodeljivanje prostora dokumentima
Većina arhiviranih papirnih dokumenata retko se koristi do njihovog uništenja, ali u međuvremenu, oni treba da budu smešteni na mestu gde su pravilno zaštićeni i sačuvani. Papirni zapisi su posebno osetljivi na trajna oštećenja od požara, poplava i prirodnih katastrofa. Adekvatni ormari koji će ih čuvati od prašine, vlage I oštećenja su svakako poželjni, ali neophodni su dobri registratori.
U njima ćete dokumenta čuvati po hronološkom redu, sektorima, klijentima, na način koji vama najviše odgovara. Klasični ormari za čuvanje dokumentacije će verovatno uvek biti ovde deo svake kancelarije –pre svega , zato što je to dobra oprema za arhiviranje koja omogućava sigurno čuvanje dokumenata.
Ukoliko imate puno dokumenata za odlaganje, onda je posebna prostorija za arhivu dobra opcija. Dobra ideja su svakako I tzv.novčanik fascikle koje će zauzimati onoliko mesta koliko ima dokumenata u njima. Sa popunjavanjem, ove fascikle se sire.
Obezbedite brzo i precizno pronalaženje potrebnih dokumenata
Možda Vam arhiviranje dokumentacije ne treba često, ali kada to uradite, ponalaženje dokumenata treba biti brzo i efikasno. Obzirom da danas poslujemo u doba globalizacije, kada je vreme novac, dobro organizovano arhiivranje dokumentacije je od bitnog značaja. Nađite dobar sistem za odlaganje dokumentacije, koji će vam pomoći u tome.
Bez obzira koji način arhiviranja koristite – nijedan metod podnošenja ne može vam pomoći da ostanete organizovani bez ikakvog planiranja i nalepnice. Ako ostavite vremena da to učinite, vaš posao će se odvijati mnogo brze I efikasnije ,
