Mapa za dokumenta je kancelarijski materijal neophodan svakoj kancelariji.
Iako živimo u modernom dobu, kada je veći deo poslovanja digitalizovan, papiri imaju i dalje bitnu ulogu. Važna dokumenta, projekti, ugovori, platni spiskovi radnika – samo su neki od materijala koji se čuvaju i u fizičkoj formi.
S obzirom da istraživanja pokazuju da kroz ruke radnika u proseku prođe oko 10.000 listova godišnje potrebno ih je organizovati na pravi način kako bi posao mogao efikasno da se obavlja. U tome vam može pomoći mapa za dokumenta.
Kada je nastala mapa za dokumenta?
Sve je počelo davne 1886. godine kada je Friedrich Soennecken konstruisao prvi spiralni mehanizam za postavljanje papira. Ovaj nemački preduzetnik i inovator je patentirao i „Papierlocher für Sammelmappen“, tj. „izrađivač rupa za papir za fascikle“. Na osnovu njega nastao je današnji bušač za papir.
Četiri godine kasnije Andreas Tengwall je usavršio Soenneckenov mehanizam stvorivši „Trio binder“. Naime, razvio je sistem povezivanja koji sadrži tri prstena. Na njima se kači probušeni papir, a zatim pričvršćuje kako se ne bi pomerao.
Upravo su prvi registratori imali Tengwallov sistem povezivanja, dok je razmak između prstenova u „Trio binder-u“ postao standard za njihovu izradu. Da bi se ubrzo pojavili i modeli sa 2 i 4 prstenova, a zatim i sa 6 i 7 prstenova za povezivanje.
Razvojem tehnike i kancelarijski materijal je dobio nove oblike. Tako je u krajem 20. veka nastala mapa za dokumenta koja je objedinila ključne karakteristike poslovne fascikle i registratora. Time je obezbedila više mogućnosti upotrebe korisnicima.
Prednosti upotrebe mape za dokumenta
Mapa za dokumenta ima tzv. D sistem povezivanja. Za razliku od klasičnih okruglih prstenova, oni su u obliku slova D. Zahvaljujući ovakvom dizajnu obezbeđeno je skladištenje više dokumenata u odnosu na standardni registrator istih dimenzija. Takođe, pruža veću sigurnost, jer je D povez stabilniji, te ne postoji opasnost da će se sistem otvoriti i da će dokumenta ispasti iz mape, što je čest slučaj kod maksimalne ispunjenosti okruglog povezivanja. Zbog toga se obično koristi za odlaganje dokumenata koji su od izuzetnog značaja.
Za razliku od registratora, mapa za dokumenta ima lakši pristup. Dovoljno je samo da je otvorite i dokumentacija biće vam dostupna, a registratore morate prvo da izvučete iz okvira. Takođe, možete je držati bilo gde, čak i na radnom stolu, dok se registratori, zbog glomaznog dizajna, nalaze na policama ili u kancelarijskim ormanima.
Mapa za dokumenta omogućava lako dodavanje i uklanjanje stranica. To je čini idealnom za čuvanje dokumenata kojima morate često da pristupate.
Kako izabrati mapu za dokumenta?
Mape za dokumenta nisu kancelarijski materijal o kome se mnogo razmišlja. Samim tim se njihovom izboru ne posvećaju velika pažnja, već se kupovina svodi na modele pristupačnih cena, što je velika greška.
Pri izboru morate voditi računa o nekoliko karakteristika. Prva je debljina poveza. On se kreće od 1,27 do 10,6 cm. Drugi važan faktor je veličina. Većina modela namenjena je za standardni format papira, A4. Mada postoje i mape za povezivanje pejzažnih dokumenata, kao i drugih dimenzija.
Pored mehanizma, korice obezbeđuju izdržljivost. Zato stručnjaci savetuju da birate mape sa prstenovima napravljenim od polipropilena i plastificiranim koricama.
Nemojte da zaboravati i na boju. Mape se često koriste za prezentacije, te je preporučljivo da budu atraktivnog dizajna i u boji logooa vaše kompanije.
Mape za dokumenta različitih boja možete pronaći u bogatoj ponudi kompanije Kairos Birooprema.
