Odlaganje dokumenata je obavezni posao svake kompanije bez obzira na veličinu i delatnost.
Razvoj tehnike i tehnologije promenio je ne samo navike ljudi, već i način poslovanja. Počev od komunikacije sa zaposlenima i klijentima, preko prodaje i poručivanja robe, pa do plaćanja računa – većina poslovnih zadataka obavlja se putem interneta i pametnih uređaja.
Iako savremeni svet karakteriše veliki stepen digitalizacije tradicionalno vođenje posla i dalje je neophodno. Razna rešenja, ugovori, izvodi, podaci o zaposenima i slična dokumentacija čuva se u papirnom obliku, te je njihovo arhiviranje od ključnog značaja za poslovanje.
Verovali ili ne, efikasno i profitabilno poslovanje zavisi od toga koliko dobro upravljate svojim dokumentima, a jedan aspekt efikasnog upravljanja dokumentima jeste arhiviranje. Ukoliko ne postoji dobra organizacija dokumenata, kao i njihovo pravilno čuvanje, može doći do kašnjenja izvršenja svakodnevnih obaveza, pravnih problema, pa i do nezadovoljstva klijenata.
Koje prednosti donosi klasično odlaganje dokumenata?
Jedna od glavnih prednosti koju stručnjaci ističu jeste potpuni pristup svim arhiviranim podacima. Kad god poželite možete vrlo lako da pronađete dokument koji vam je potreban, jer se sve čuva na jednom mestu. Što nije slučaj kod odlaganja dokumenata u digitalnoj formi. Baze podataka na računarima i eksterni hard diskovi, koji se često koriste za arhiviranje, zahtevaju poseban pristup, a neretko vam nisu na dohvat ruke.
Troškovi odlaganja su niži. Razlog za to leži u činjenici da je kancelarijiski materijal za klasično odlaganje dokumenata povoljniji u odnosu na onaj koji se koristi za digitalizaciju.
Ne treba zaboraviti da zakon nalaže da se pojedina dokumentacija obavezno čuva i u papirnom oblika u određenom vremenskom periodu. Što znači da imate zakonsku obavezu da vršite arhiviranje dokumenata, hteli vi to ili ne.
Ipak, najvažnija prednost ovakvog odlaganja jeste visok stepen bezbednosti. Naime, sve veći broj kompanija se suočava sa hakovanjem sistema. Samim tim postoji veliki rizik od krađe podataka koji se čuvaju samo u digitalnom obliku. Takođe, postoji opasnost od kvara na računarima i gubitka svih podataka iz njih. Ove i slične probleme možete izbeći klasičnim arhiviranjem dokumentacije.
Kancelarijski materijal za odlaganje dokumenata
Poslovne fascikle i registratori čine osnovni kancelarijski pribor za odlaganje dokumenata. Koji ćete izabrati zavisi od količine dokumenata i perioda na koji se čuvaju.
Registratori se obično koriste za trajniju dokumentaciju, tj. onu koja se arhivira na godišnjem nivou. Za razliku od njih fascikle su namenjene za tekuće projekte, materijale za sastanke, račune…
U pribor za odlaganje dokumenata spadaju i žičani držači za kancelariju, kao i police na radnom stolu. Idealni su za važne papira koje koristite u svakodnevnom radu tako da će vam oni biti lako dostupni, a vaš sto biće uvek uredan i dobro organizovan.
Saveti za odlaganje papirologije
Arhiviranje papirnih dokumenata je brže i lakše ukoliko obavite prethodno sortiranje. Nakon toga dovoljno je samo da povremeno obavite proveru kako biste izbacili ona kojima je prošao zakonski rok za čuvanje. Na taj način dobićete dodatni prostor za smeštanje nove dokumentacije.
S obzirom da su u pitanju papiri od izuzetne važnosti preporučljivo je da koristite uništavač dokumenata da biste bili sigurni da bitni podaci sa njih neće biti zloupotrebljeni.
Imajte u vidu da je papir osetljiv materijal, te priilikom odlaganja vodite računa da dokumenta budu udaljena od izvora vlage, vatre i drugih negativnih efekata koji ih mogu trajno oštetiti.
Veliki izbor kancelarijskog materijala za odlaganje dokumenata pronaći ćete u bogatoj ponudi kompanije Kairos Birooprema.
